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业务人员不知道如何提出(项目需求分析包括哪些方面)

发布时间:2022-11-03 04:43 作者:小嘴儿贼香

图1:对 BI 平台上的 ETL,业务报表,报表用户,数据库增长的 BI 监控案例

可以想象一下,这样的一组数据变化:

在 2013年,某 BI 项目系统的报表用户数量涉及到了 3 个部门的30位用户,4/5的用户均为普通业务人员,1/5的用户为 Team Lead,平台总共有 100 张报表,总报表执行次数为 1200 次。

在 2015年,某 BI 项目系统的报表用户数量涉及到了 12 个部门的 300位用户,5/6的用户均为普通业务人员,1/6的用户为 Team Lead 和部门经理,平台总共有 2000 张报表,总报表执行次数为 12000次。

在 2013年,后台数据仓库 ETL 包总共运行时间是 1 个小时,在2015年,ETL 总共运行时间是 6个小时。

业务人员不知道如何提出(项目需求分析包括哪些方面)

这组数据说明了什么问题? 非常明显可以看得出自从 BI 系统从2013年上线之后,基于 BI 平台的用户人数在不断倍增,从最开始的3个部门扩展到12个业务部门,用户群体从最初的业务人员扩展到高层用户。在很多情况下,我们无法使用直观的数字来判断什么样的一个 BI 平台是一个成功的,到底给我们企业带来了哪些盈利和工作流程的改善,但是我们却可以通过 BI 平台上的使用用户、使用面和覆盖程度做出判断。当越来越多的用户在工作过程中愈来愈依赖 BI 系统,自己制作越来越多的报表来解决实际业务数据分析问题,覆盖人群从最开始的几个部门逐步覆盖全公司所有部门,基本用户从普通业务人员扩展到 Team Lead 和高层包括移动端用户的增长,报表执行次数...。

所以一个 BI 系统的价值是使用者赋予的,用户的依赖性越大使用程度越高说明 BI 系统的价值就越大,因为没有人会帮时间浪费在一个无助于业务提升的系统之中。我们经常在讲 BI 系统到底对用户有什么价值,对于业务有什么价值,数据分析对于业务有什么样的价值,这些基本的道理大家都懂,但是如果能够辅助上面的这些监控数据让业务人员替我们发出声音不更好吗?

业务人员不知道如何提出(项目需求分析包括哪些方面)

业务人员不知道如何提出(项目需求分析包括哪些方面)

讲几个实际小案例:

第一个,某客户公司通过项目外包的形式完成了几期 BI 项目然后上线运行,各个部门的用户每日该看报表的还是看从来都没有觉得有什么问题。偶然一次月末月初要出大量的报表汇总的时候,BI 系统 ETL 部分由于源数据系统出现异常数据导致 ETL 数据仓库报错终止,新的统计数据迟迟不能发布,导致整个公司各个部门在月初总结例会无法开展,由于自身没有专业的 BI 团队维护这个 BUG 的修复花费了大量的时间和精力才得以解决。

第二个,某客户公司最初刚上 BI 项目的时候,BI 项目组还得不到重视,业务人员也不是非常重视,连基本的需求都提不出来。BI 系统上线之后,业务人员越来越依赖新的 BI 系统,逐步放弃了以前手工作业的方式。到后来 BI 项目组资源严重不够,业务组 MM 经常跑到 BI 项目组撒娇求支持。

第三个,某客户公司一个部门的自定义 报表开发达到了近 1200 张,BI 项目组给各个部门业务人员提供技术培训让其掌握基本的报表开发技能,BI 项目组只负责基础的数据仓库搭建和维护。后来共10余个部门200多位业务人员自行开发了共计 2000 余张报表,报表使用人数从最初的 30多人达到 200 余人。

需求在这里,BI 系统只要解决了用户的问题,只会越来越受到重视。

在新的产品采购有限的情况下,在业务需求在源源不断的被提出的情况下,BI 团队的工作量在持续增长,势必会影响一些业务需求的实现。当业务人员的需求得不到满足和及时响应,这些矛盾一定会被提出,新的资源计划一定也会被提出。该采购新的产品工具就采购新的产品工具,该增加人力资源就增加人力资源,BI 团队的角色不是催促高层下决定,而是应该摆出事实数据和实际工作量的变化让高层看到这种投入的必要性,把决定留给他们。

再来简单总结如何说服老板增加对BI团队的投入?

第一,服务好已有的业务用户,真正的让他们认识到 BI 的价值,真正的为他们创造价值。(什么多维分析、探索式分析、分析方法等自行与用户填充)

第二,监控好所有的基础数据,BI 平台用户增长数量、报表的使用频率、常用报表和非常用报表使用频率、数据量增长趋势、业务数据源表数量增长趋势、用户级别变化趋势..等等,这些基础数据就能凸显 BI 平台的价值高低。

第三,摆工作量、当前实际工作量,在饱和状态下可以完成的最大工作量;当前任务预估所需要的工作量;未来工作预估的工作量。这些都可以根据业务部门的支持需求来衡量,工作量大了支持力度自然就不够,不够自然就需要投入和产品改善。

最后

对于这个问题“业务人员不知道如何提出 BI 需求,老板不重视 BI 项目怎么办?”相信每个人都有每个人的处理方式与手段,上述的一些观点和看法是站在一个甲方人员的角度来考虑这个问题的。对于第一个问题,我觉得还是相对比较容易解决。对于第二个问题,因人而异,有的老板就可以非常重视投入;有的老板也非常重视,但是凡事就需要有一个明确的说法和条理,这种对于 BI 价值的思考过程其实也是非常有价值的。换个角度,从实际项目中与业务人员互动的过程中其实也可以看到 BI 系统的不可替代。如果一个 BI 项目上线之后可轻易代替甚至完全忽略不用,只能说是项目的失败,而不是 BI 的失败。BI 系统价值有高低,仅在于如何引导,如何用产品 + 业务 + 分析经验 + 指导决策发挥的更好一些,而我们要做的就是这个推手而已。

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